ビジネスメールで絶対に失敗するメールの書き方。

どうも。フジモリです。(ツイッター垢⇒@epic_fujimori

このサイトの流入ワードの大半が「ビジネス」関連となっております。なぜでしょう。そんなにビジネスライクなブログじゃないんですよ。寄ってるのもあるかもしれないですけど。

だったらその辺のキーワードを攻めてみようじゃないかと。

上手く出来るかどうかは置いといて、まずはやってみようじゃないかと。そう思い立ったわけです。

というわけで、今回はメールの話をします。

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ビジネスメールが使えないやつは大分苦労する

厳しいことを言いますが、ビジネスメールが使えないと、仕事が上手くいきません。

なぜなら、取引先・同僚・発注元など、自分ひとりで仕事をしているわけではないからです。

その仕事の大半が「コミュニケーション」、つまりメールと電話になるわけです。ほとんどの業界に共通していると思います。

まぁ電話が苦手って人は多いと思いますが、メールまで苦手となると危険です。せめてメールだけでも完璧にしておきましょう。苦手なままにしておくと、「あー、じゃあメール返しといて?」みたいな軽い一言にめちゃくちゃ苦しめられます。

その他にも、自分がしっかり書いたメールをスルーされて、スケジュールが間に合わなくなって大慌てで電話するとか。あるあるな話です。

あえて逆に「こんなメールは見ない」っていうポイントを並べるので、反面教師にしてください。

どうしてメールが伝わらないのか?

メールの書き方は人それぞれですし、自由です。だけど、受け取る人は大体一般人です。書き方・言い回しに気を付けないと、全然伝わらないメールに変貌します。

シンプルに、その理由は3つです。

1、文章が長すぎる

頭の良い人と、自信のない人に多いのですが、とにかく文章が長いです。

相手に聞かれてないことまで、書いてしまっていませんか?理由を聞かれたら、理由だけ。結果を聞かれたら、結果と一言の理由を添えるだけ。とにかくシンプルに書きましょう

先日あった話を例に出します。データのやり取りの話です。

相手「このデータ、1週間ごとでなく、月のデータとして出してもらえますか?9月1日~10日、9月1日~17日のような形で。」

ぼく「なんでそんなことするんですか?」

相手「可能な限り割く時間を減らすためです。もしそちらで実績が仮にまとまっていたとして、その計算式を少し変えるだけで数値が出せるならそうして頂きたかったという話です。ですが、そうではなさそうなので、今まで通りで大丈夫です。無視してください。引き続きよろしくお願いいたします。」

・・・長い。

本当に長い。びっくりしました。「なんでですか?」って聞いただけなのに、「こう考えてこうだろうと思ったので、こうしてもらえないかなって言ったらそうじゃなかったんで大丈夫です」って。大丈夫ですってなんだよ俺は全然大丈夫じゃねーよ。よくここまで置いていけたな。

私はこのメールをみて、「あー、頭が良い人なんだろうなー」って思ってました。こんなバカのために一個一個説明してくれてどうもありがとうねーって。絶対協力しねーから、マジで。って思ってしまいました。

正しく書くなら、こうですね。

ぼく「なんでそんなことするんですか?」

相手「今月から、月ごとで集計するようになったので、こちらで足すよりも簡単に出来ればと思いまして。難しければそのままでも大丈夫です。」

基本、お願いしている側になるわけなので、変な手間をかけさせるのはNGです。その瞬間にやる気がなくなって、他のお願いも聞いてもらえなくなります。

どうしても長くなる場合は、資料にまとめた上でメールを送り、その後電話で説明しましょう。今回に関しては、そこまでされてもウザいだけなんで、簡潔にまとめましょう。

相手の質問にのみ答えることを意識しつつ、2行以内で1段落を終わらせましょう。忙しい人はこれでも読みませんので、もっと簡潔にする努力が必要です。

2、受け手目線でない

さっきのメールがすごくいい例なので、あえてもう一回出します。

相手「可能な限り割く時間を減らすためです。もしそちらで実績が仮にまとまっていたとして、その計算式を少し変えるだけで数値が出せるならそうして頂きたかったという話です。ですが、そうではなさそうなので、今まで通りで大丈夫です。無視してください。引き続きよろしくお願いいたします。」

注目してほしいのは、「可能な限り割く時間を減らすためです」。ここです。

誰のだよ!」ってつっこめた人は大丈夫です。「てめーのかよ!」って思った人はもっと大丈夫です。この一文に、自分のことだけ考えてるのが詰まっていて、それがばれてしまう最悪の例です。

まぁ他にも、やってほしいことだけをたくさん書いて、その言葉が全然受け手にわからないとか。データだけを入力してほしいのに、形式とか書き方とかめっちゃ指定してきたりとか。そもそもフォーマットになるデータすら添付されていなかったりとか。全部実話です。

営業さんでいうなら、契約書にサインとハンコだけ押してほしいのに、印紙を貼らなかったり、自分の名前も書いてなかったり送付書も入ってなかったり、付箋のようなメモ書きすらなかったり、みたいな感じです。

とにかく、ちゃんと相手が受け取ったときに、何をしたらいいのかが、一目でわかるようにすること。

もしできないなら、やっぱりちゃんと時間を取って説明をすること。そんな書き方、言い回しが重要です。

ここを気を付けないと、誰も協力してくれなくなって、追い込まれていきます。気を付けましょう。

3、同じ言葉を繰り返さない

個人的に多いと思う言葉で一番多いのが、「ということ」です。あとは、「させていただく」です。

最初にも言いましたが、なるべく文章を減らすことを意識しましょう。そのためには、多少敬語を端折ることも必要です。「ということ」は消して、「させていただく」は「致します」にしましょう。

「今回ご連絡させていただいた件に関しましては、弊社のサービスに関して、ぜひお伺いさせていただき、ご説明させていただきたい、ということになります。」

・・・もう絶対に来るな、聞かねーそんな説明、って思う。こんなメール来たら。

「ぜひ弊社のサービスについて、ご説明に伺いたいと思い、ご連絡いたしました。」

・・・こうしてくれ。せめて。これくらい短くなるんだってその文章。

まとめ

というわけで、ビジネスでやってはいけないメールの書き方について、実例を交えて書いてみました。逆に言えば、これさえやらなければ、しっかり仕事が進みます。

実際、電話と同じで、相手にどのように伝わるのか?が重要です。言い方ひとつで全然違って見えます。何かお願いするとき、何かお詫びをしなきゃいけないとき、どうやってその気持ちをメールにするのか、を考えていけば、きっと伝わるメールが作れると思います。

新卒のころは、「いや書いてあるじゃないすか、余裕でしょ」みたいなこと思ってましたが、全然そんなことないですね。結局、簡潔に、わかりやすく伝えられる書き方をしたやつの勝ちです。

例によって、アクセス数取れたら、メールの力向上シリーズにします。

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