ビジネスメールで失敗しないために、気を付けるべきたった1つのこと。

どうも。フジモリです。(ツイッター垢⇒@epic_fujimori

仕事柄、Webサイトの制作や数値を分析しています。やってることはサラリーマンのそれです。

そんなサラリーマン人生を送る中で、避けて通れないのが「メール」。このビジネスメールが実は奥深いんです。今悩んでいる方も、これから勉強する方も、少し目を通してみてください。

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伝わればいいは伝わらない!?

そもそも、メール文化には比較的小さい時から触れてきています。携帯電話の普及が中学生くらいだったので、連絡はもっぱらメールでした。

大学生にもなるとスマホが普及して、一気にメールよりチャット感覚になっていきます。どう伝えるかよりも、どれだけ早く伝わるか、という速度を重視したコミュニケーションが盛んになります。今もそんな感じがします。(ずーっと電話してる人とかいますよね…)

言い換えると、学生時代には、自分が書いた文章を推敲する、ってことをほとんどして来ませんでした。だって伝わればいいですし。書いてあるので、読めばわかります。

この、「読めばわかる」がビジネスメールと少し違う点の1つでしょう。

ビジネスメールでは、文章で送ってはいけません。

何を言っているかわからないと思いますが、この意識は重要なのです。長々と書いてあるメールは、無意識のうちに読むのをやめてしまいます。

どうしても長文になってしまう場合、要点をまとめてみたり、箇条書きにしてみたり、赤文字や太字を使ってみたり、別の資料を添付してみたり…どうにか文章に波を持たせるため、工夫します。そうしないと読んでもらえません。

気を付けるべきたった1つの͡コト

少し大げさに書きましたが、それくらい重要なことで、かつそれだけ注意しておけばいいレベルです。あなたが送ったメールは、読んでもらうためにあります。

つまり、

「このメールは何のために送っているのか?」

「見た人に対して何をしてほしいのか?」

この2点がわからないようなメールはまず返ってきません。そして、記憶に残らないです。相手に失礼とか、添付を忘れるとか、誤字脱字をしてしまうとか、そのどれよりも罪が重いです。せっかく書いた時間が無為になってしまいます。

言い換えると、

「何言ってんだこのメール?後で読もう」

「で、このメールの意味は何だったんだろう?」

そう受け取り手に捉えられてしまったらアウトです。人は難しい文章を解読しようとは中々思いません。英語ができないのに、英語の新聞を読もうと思う人は少ないでしょう。(勉強中、あるいは理解のある人なら問題ないです)

どうすれば失敗しない?その練習方法は?

読んでくれた方は、きっとこう思うはずです。

そうならないようにするにはどうすればいい?

答えの前に、私が新人のころはビビりながらメールを作ってました。どうしてでしょうか。正解がよくわからないからです。今まで練習してきていないのと、失敗してこなかったのが大きな理由です。

ですので、失敗しないようにするのも重要ですが、積極的に失敗しましょう。今のうちです。ある程度大人になると、特に役職がついてしまうと、中々失敗できません。

もし今役職がついているのであれば、恥を忍んで他の人にメールを見てもらいましょう。

  1. メールだけ読んで伝わるかどうか。
  2. メールと別に、説明があれば伝わるのかどうか。
  3. メールを読まずに、説明だけで伝わるかどうか。

「重要な話なら、メールを送った後、電話しなさい」

こう教わったのは、上記の3つのどれかに引っかかるように、そして相手に誠意を見せる(=後で読もうを避ける)ためにやっているんだと、今ならわかります。

ですので、もし失敗しない練習をするのであれば、メールを添削してもらう+メールをした後電話でも話すが一番効果的だと思います。

一番は思いやりの心を持ってメールすることですけどね。わかりやすい文章を、なるべく短く作るのが大事です。中々最初はできないので、時間をたくさんかけましょう。